POLĂTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ĂMBITO DE APLICACIĂN: La presente polĂtica de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la ConstituciĂłn PolĂtica, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demĂĄs disposiciones complementarias y serĂĄ aplicada por ERGONOMUS S.A.S respecto de la recolecciĂłn, almacenamiento, uso, circulaciĂłn, supresiĂłn y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
2. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecuciĂłn de la presente polĂtica y de conformidad con la normatividad legal, serĂĄn aplicables las siguientes definiciones: a) AutorizaciĂłn: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Aviso de privacidad: Documento fĂsico, electrĂłnico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposiciĂłn del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la informaciĂłn relativa a la existencia de las polĂticas de tratamiento de informaciĂłn que le serĂĄn aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales; c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; d) Dato personal: Cualquier informaciĂłn vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; e) Dato pĂşblico: Es el dato calificado como tal segĂşn los mandatos de la ley o de la ConstituciĂłn PolĂtica y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son pĂşblicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesiĂłn u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor pĂşblico y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos pĂşblicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros pĂşblicos, documentos pĂşblicos, gacetas y boletines oficiales; f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza Ăntima o reservada sĂłlo es relevante para el titular; g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminaciĂłn, tales como aquellos que revelen el origen racial o ĂŠtnico, la orientaciĂłn polĂtica, las convicciones religiosas o filosĂłficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido polĂtico o que garanticen los derechos y garantĂas de partidos polĂticos de oposiciĂłn, asĂ como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biomĂŠtricos; h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurĂdica, pĂşblica o privada, que por sĂ misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurĂdica, pĂşblica o privada, que por sĂ misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; k) Tratamiento: Cualquier operaciĂłn o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolecciĂłn, almacenamiento, uso, circulaciĂłn o supresiĂłn de los mismos.
3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTĂA LA RECOLECCIĂN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: ERGONOMUS S.A.S podrĂĄ hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relaciĂłn contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios internos sobre hĂĄbitos de consumo; f) Enviar al correo fĂsico, electrĂłnico, celular o dispositivo mĂłvil, vĂa mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a travĂŠs de cualquier otro medio anĂĄlogo y/o digital de comunicaciĂłn creado o por crearse, informaciĂłn comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campaĂąas, promociones o concursos de carĂĄcter comercial o publicitario, adelantados por ERGONOMUS S.A.S y/o por terceras personas; g) Desarrollar el proceso de selecciĂłn, evaluaciĂłn, y vinculaciĂłn laboral; h) Soportar procesos de auditorĂa interna o externa; i) Registrar la informaciĂłn de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de ERGONOMUS S.A.S]: i) Los indicados en la autorizaciĂłn otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, segĂşn sea el caso; j) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de ERGONOMUS S.A.S ubicadas en Colombia o cualquier otro paĂs en el evento que dichas compaĂąĂas requieran la informaciĂłn para los fines aquĂ indicados. Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de ERGONOMUS S.A.S, ĂŠstos se utilizarĂĄn para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de ERGONOMUS S.A.S y podrĂĄn ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha informaciĂłn serĂĄ utilizada sĂłlo para los propĂłsitos aquĂ seĂąalados, y por tanto, ERGONOMUS S.A.S no procederĂĄ a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorizaciĂłn expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de ERGONOMUS S.A.S o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la informaciĂłn tenga relaciĂłn con una fusiĂłn, consolidaciĂłn, adquisiciĂłn, desinversiĂłn, u otro proceso de restructuraciĂłn de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley. ERGONOMUS S.A.S podrĂĄ subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o informaciĂłn. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de informaciĂłn personal o se proporcione informaciĂłn personal a terceros prestadores de servicios, ERGONOMUS S.A.S advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha informaciĂłn personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohĂbe el uso de la informaciĂłn para fines propios y se solicita que no se divulgue la informaciĂłn personal a otros.
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos personales en ERGONOMUS S.A.S se regirĂĄ por los siguientes principios: a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legĂtima, la cual debe ser informada al Titular; b) Principio de libertad: El Tratamiento sĂłlo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrĂĄn ser obtenidos o divulgados sin previa autorizaciĂłn, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; c) Principio de veracidad o calidad: La informaciĂłn sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No serĂĄ efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; d)Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de ERGONOMUS S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, informaciĂłn acerca de la existencia de datos que le conciernan; e)Principio de acceso y circulaciĂłn restringida: El Tratamiento se sujeta a los lĂmites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la ConstituciĂłn. Los datos personales, salvo la informaciĂłn pĂşblica, y lo dispuesto en la autorizaciĂłn otorgada por el titular del dato, no podrĂĄn estar disponibles en Internet u otros medios de divulgaciĂłn o comunicaciĂłn masiva, salvo que el acceso sea tĂŠcnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sĂłlo a los Titulares o terceros autorizados; f) Principio de seguridad: La informaciĂłn sujeta a Tratamiento por parte de ERGONOMUS S.A.S se deberĂĄ proteger mediante el uso de las medidas tĂŠcnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteraciĂłn, pĂŠrdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales estĂĄn obligadas a garantizar la reserva de la informaciĂłn, inclusive despuĂŠs de finalizada su relaciĂłn con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
PARĂGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrĂĄ negarse a autorizar su Tratamiento.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE ERGONOMUS S.A.S: Los titulares de datos personales por sĂ o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrĂĄn ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de ERGONOMUS S.A.S: a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrĂĄ acceder a los datos personales que estĂŠn bajo el control de ERGONOMUS S.A.S, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las PolĂticas de Tratamiento de la informaciĂłn que motiven nuevas consultas; b) Derecho de actualizaciĂłn, rectificaciĂłn y supresiĂłn: En virtud del cual podrĂĄ solicitar la actualizaciĂłn, rectificaciĂłn y/o supresiĂłn de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propĂłsitos del tratamiento; c) Derecho a solicitar prueba de la autorizaciĂłn: salvo en los eventos en los cuales, segĂşn las normas legales vigentes, no se requiera de la autorizaciĂłn para realizar el tratamiento; d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal; e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales; f) Derecho a requerir el cumplimiento de las Ăłrdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. PARĂGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberĂĄ demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. PARĂGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serĂĄn ejercidos por medio de las personas que estĂŠn facultadas para representarlos.
6. DEBERES DE ERGONOMUS S.A.S: Todos los obligados a cumplir esta polĂtica deben tener presente que ERGONOMUS S.A.S. estĂĄ obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia se deben cumplir las siguientes obligaciones: A. Deberes cuando actĂşa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta polĂtica, copia de la respectiva autorizaciĂłn otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolecciĂłn y los derechos que le asisten por virtud de la autorizaciĂłn otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los tĂŠrminos seĂąalados en la presente polĂtica (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los tĂŠrminos establecidos en la siguiente polĂtica (vi)-Conservar la informaciĂłn bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraciĂłn, pĂŠrdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la informaciĂłn cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organizaciĂłn (Responsable del tratamiento) deberĂĄ cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el Responsable del tratamiento estĂŠ autorizado para suministrar los datos personales que tratarĂĄ como Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hĂĄbeas data. (iii) Conservar la informaciĂłn bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraciĂłn, pĂŠrdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualizaciĂłn, rectificaciĂłn o supresiĂłn de los datos. (v) Actualizar la informaciĂłn reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) dĂas hĂĄbiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los tĂŠrminos seĂąalados en la presente polĂtica. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda âreclamo en trĂĄmiteâ en la forma en que se establece en la presente polĂtica. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda âinformaciĂłn en discusiĂłn judicialâ una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular informaciĂłn que estĂŠ siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la informaciĂłn Ăşnicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los cĂłdigos de seguridad y existan riesgos en la administraciĂłn de la informaciĂłn de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. C. Deberes cuando realiza el tratamiento a travĂŠs de un Encargado (i) Suministrar al Encargado del tratamiento Ăşnicamente los datos personales cuyo tratamiento estĂŠ previamente autorizado. Para efectos de la transmisiĂłn nacional o internacional de los datos se deberĂĄ suscribir un contrato de transmisiĂłn de datos personales o pactar clĂĄusulas contractuales segĂşn lo establecido en el artĂculo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la informaciĂłn que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demĂĄs medidas necesarias para que la informaciĂłn suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que ĂŠste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la informaciĂłn del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada informaciĂłn se encuentre en discusiĂłn por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamaciĂłn y no haya finalizado el trĂĄmite respectivo. D. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (i) Informarle las eventuales violaciones a los cĂłdigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administraciĂłn de la informaciĂłn de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. SOLICITUD DE AUTORIZACIĂN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelaciĂłn y/o al momento de efectuar la recolecciĂłn del dato personal, ERGONOMUS S.A.S solicitarĂĄ al titular del dato su autorizaciĂłn para efectuar su recolecciĂłn y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios tĂŠcnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorizaciĂłn y/o de la conducta inequĂvoca descrita en el artĂculo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorizaciĂłn se solicitarĂĄ por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia. 8. AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento en el que ERGONOMUS S.A.S no pueda poner a disposiciĂłn del titular del dato personal la presente polĂtica de tratamiento de la informaciĂłn, publicarĂĄ el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservarĂĄ para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. ERGONOMUS S.A.S solo podrĂĄ recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurĂdicos e histĂłricos de la informaciĂłn. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederĂĄ a la supresiĂłn de los datos personales en su posesiĂłn. No obstante lo anterior, los datos personales deberĂĄn ser conservados cuando asĂ se requiera para el cumplimiento de una obligaciĂłn legal o contractual.
10. ĂREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: El ĂREA DE VICEPRESIDENCIA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL de ERGONOMUS S.A.S serĂĄ la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente polĂtica, a excepciĂłn del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representaciĂłn podrĂĄ enviar su peticiĂłn, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m a 5:00 p.m al correo electrĂłnico servicioalcliente@ergonomus.co, llamar a la lĂnea telefĂłnica de ERGONOMUS S.A.S en BogotĂĄ telĂŠfono (1) 5602379, o radicarla en las siguiente direcciĂłn que correspondientes a nuestra oficinas OFICINA DIRECCIĂN BogotĂĄ D.C Carrera 25 #27ÂŞ-41 PISO 1 La peticiĂłn, queja o reclamo deberĂĄ contener la identificaciĂłn del Titular, la descripciĂłn de los hechos que dan lugar al reclamo, la direcciĂłn, y acompaĂąando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirĂĄ al interesado dentro de los cinco (5) dĂas siguientes a la recepciĂłn del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informaciĂłn requerida, se entenderĂĄ que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, darĂĄ traslado a quien corresponda en un tĂŠrmino mĂĄximo de dos (2) dĂas hĂĄbiles e informarĂĄ de la situaciĂłn al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirĂĄ en la base de datos una leyenda que diga âreclamo en trĂĄmiteâ y el motivo del mismo, en un tĂŠrmino no mayor a dos (2) dĂas hĂĄbiles. Dicha leyenda deberĂĄ mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El tĂŠrmino mĂĄximo para atender el reclamo serĂĄ de quince (15) dĂas hĂĄbiles contados a partir del dĂa siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho tĂŠrmino, se informarĂĄ al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderĂĄ su reclamo, la cual en ningĂşn caso podrĂĄ superar los ocho (8) dĂas hĂĄbiles siguientes al vencimiento del primer tĂŠrmino. 11. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIĂN DEL DECRETO 1377 DE 2013: De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artĂculo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 ERGONOMUS S.A.S procederĂĄ a publicar un aviso en su pĂĄgina web oficial www.ergonomus.co dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente polĂtica de tratamiento de informaciĂłn y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de ERGONOMUS S.A.S. 12. MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, ERGONOMUS S.A.S adoptarĂĄ las medidas tĂŠcnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteraciĂłn, pĂŠrdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutarĂĄ los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la informaciĂłn. 13. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA: La presente PolĂtica de Datos Personales fue creada el dĂa 27 de Julio de 2.013 y entra en vigencia a partir del dĂa 29 de Septiembre de 2016. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente polĂtica, se informarĂĄ a travĂŠs de la pĂĄgina.